Ein Unternehmen aus Venlo eröffnet eine Niederlassung in Mönchengladbach. Die Personalabteilung erfasst die Arbeitszeiten bislang in einer Tabelle, die die Beschäftigten regelmäßig selbst ausfüllen. Kann dieses Verfahren auch für die deutsche Niederlassung beibehalten werden?
Derzeit grundsätzlich ja, sofern die erforderlichen Arbeitszeiten vollständig erfasst werden. Künftig könnte das jedoch nicht mehr ausreichen. In den Niederlanden schreibt die Arbeidstijdenwet zwar eine ordnungsgemäße Registrierung vor, lässt deren Form aber offen. Eine Tabelle kann daher genügen. In Deutschland besteht ebenfalls bereits eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Nach dem Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom Juni 2026 soll künftig jedoch grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung aufgezeichnet werden.
Beide Rechtsordnungen müssen dabei denselben unionsrechtlichen Anforderungen genügen. Der Europäische Gerichtshof entschied 2019, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit bereitstellen müssen. Deutschland und die Niederlande setzen diese Anforderungen allerdings auf unterschiedliche Weise um.
Deutschland: Erfassungspflicht besteht, die Form ist bislang frei
Das Bundesarbeitsgericht entschied am 13. September 2022, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Grundlage ist eine unionsrechtskonforme Auslegung des Arbeitsschutzgesetzes unter Berücksichtigung des EuGH-Urteils vom 14. Mai 2019 in der Rechtssache C-55/18.
Seitdem müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Eine bestimmte Form ist bislang nicht vorgeschrieben. Nach den Hinweisen des Bundesarbeitsministeriums kann die Aufzeichnung daher auch schriftlich erfolgen.
Der Arbeitgeber darf die Erfassung an seine Beschäftigten delegieren. Verantwortlich für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben bleibt jedoch das Unternehmen. Auch Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, solange insbesondere Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden.
Daneben enthält das Arbeitszeitgesetz bereits eine eigene Aufzeichnungspflicht. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss derzeit insbesondere die Arbeitszeit dokumentiert werden, die acht Stunden werktäglich überschreitet. Diese Aufzeichnungen sind zwei Jahre aufzubewahren. Verstöße können nach § 22 ArbZG als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro geahndet werden.
Für die weitergehende Erfassungspflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz besteht dagegen kein eigener Bußgeldtatbestand. Die zuständige Behörde muss zunächst eine konkrete Anordnung treffen. Erst ein Verstoß gegen diese Anordnung kann sanktioniert werden.
Was der Referentenentwurf ändern soll
Der Koalitionsvertrag sieht vor, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ausdrücklich als elektronische Aufzeichnungspflicht in das Arbeitszeitgesetz aufzunehmen. Das Bundesarbeitsministerium legte hierzu am 18. Juni 2026 einen Referentenentwurf vor.
Danach soll der neue § 16 ArbZG im Kern Folgendes vorsehen:
- Elektronische und tagesaktuelle Erfassung: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sollen grundsätzlich noch am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufgezeichnet werden. Die Erfassung kann weiterhin an Beschäftigte delegiert werden.
- Dauerhafte Ausnahmen: Arbeitgeber mit bis zu zehn Beschäftigten sowie Privathaushalte sollen weiterhin nicht elektronisch aufzeichnen müssen.
- Übergangsfristen: Nach Inkrafttreten soll zunächst für alle Arbeitgeber eine Übergangsfrist gelten. Kleinere Unternehmen sollen zusätzliche Übergangszeiten erhalten.
- Aufbewahrung und Auskunft: Die Aufzeichnungen sollen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Beschäftigte sollen außerdem Auskunft über ihre Daten und eine Kopie verlangen können.
- Bußgeldvorschriften: Fehlende, unrichtige, unvollständige oder verspätete Aufzeichnungen sollen ausdrücklich als Ordnungswidrigkeit erfasst werden.
Der Entwurf sieht außerdem vor, unter bestimmten Voraussetzungen von einer täglichen zu einer wöchentlichen Betrachtung der Höchstarbeitszeit überzugehen. Voraussetzung wäre eine tarifvertragliche Regelung, die zugleich den Gesundheitsschutz sicherstellt.
Stand Anfang September 2026 befindet sich der Referentenentwurf noch in der Abstimmung innerhalb der Bundesregierung. Einen Kabinettsbeschluss gibt es bislang nicht. Auch einzelne Übergangsfristen sind im Entwurf noch nicht abschließend festgelegt. Bis zu einer gesetzlichen Neuregelung bleibt deshalb die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts maßgeblich.
Niederlande: Registrierungspflicht seit 1996, aber ohne vorgeschriebene Form
In den Niederlanden besteht bereits seit dem 1. Januar 1996 eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Artikel 4:3 der Arbeidstijdenwet verpflichtet Arbeitgeber zu einer ordnungsgemäßen Registrierung der Arbeits- und Ruhezeiten. Die Aufzeichnungen müssen so geführt werden, dass die Einhaltung des Gesetzes überprüft werden kann.
Eine Werkinstructie der Nederlandse Arbeidsinspectie vom September 2025 konkretisiert diese Anforderungen. Erfasst werden müssen insbesondere die tatsächlichen Beginn- und Endzeiten, die Zuordnung zu den einzelnen Beschäftigten, Pausen sowie Angaben zu Bereitschaftsdiensten.
Welche technische Form Unternehmen dafür nutzen, schreibt das Gesetz grundsätzlich nicht vor. Papieraufzeichnungen, Tabellen oder spezielle Software können daher gleichermaßen zulässig sein, sofern die notwendigen Daten vollständig und nachvollziehbar dokumentiert werden.
Die Aufzeichnungen müssen nach Artikel 3.2:1 des Arbeidstijdenbesluit grundsätzlich 52 Wochen aufbewahrt werden.
Ein weiterer Unterschied zu Deutschland betrifft den persönlichen Anwendungsbereich. Nach Artikel 2.1:1 des Arbeidstijdenbesluit gelten die Arbeitszeit- und Registrierungsvorschriften unter bestimmten Voraussetzungen nicht für Beschäftigte, deren Lohn mindestens das Dreifache des gesetzlichen Mindestlohns beträgt. Das gilt jedoch insbesondere dann nicht, wenn Nachtarbeit oder besonders gefährliche Tätigkeiten ausgeübt werden.
Damit sind Teile der Führungsebene in den Niederlanden von den entsprechenden Vorschriften ausgenommen. Die deutsche Erfassungspflicht erfasst dagegen grundsätzlich alle Arbeitnehmer, auf die das Arbeitsschutzgesetz Anwendung findet.
Bußgelder bei fehlender Arbeitszeiterfassung
Die Nederlandse Arbeidsinspectie arbeitet bei Verstößen mit festen Normbeträgen. Für eine fehlende oder unzureichende Arbeitszeitregistrierung beträgt der Ausgangswert 10.000 Euro. Je nach Betriebsgröße wird dieser Betrag angepasst:
- unter 10 Beschäftigte: 5.000 Euro
- 10 bis 49 Beschäftigte: 7.500 Euro
- 50 bis 99 Beschäftigte: 10.000 Euro
- ab 100 Beschäftigte: 15.000 Euro
Bei wiederholten Verstößen kann sich das Bußgeld um 100 bis 200 Prozent erhöhen.
In Deutschland beträgt der Bußgeldrahmen für Verstöße gegen die derzeit bereits sanktionierte Aufzeichnungspflicht nach § 22 ArbZG bis zu 30.000 Euro. Ob sich dieser Rahmen im Zuge der geplanten Reform verändert, lässt der Referentenentwurf bislang offen.
Folgen für Unternehmen mit Beschäftigten in beiden Ländern
Für grenzüberschreitend tätige Unternehmen kann ein einheitliches elektronisches Zeiterfassungssystem sinnvoll sein. Ist es entsprechend eingerichtet, kann es die Anforderungen beider Rechtsordnungen abbilden und zugleich auf die geplanten deutschen Regelungen vorbereiten.
Unternehmen, die in den Niederlanden bislang mit Papierlisten oder Tabellen arbeiten, können dieses Verfahren dort grundsätzlich weiterführen. Für eine deutsche Niederlassung könnte dagegen nach Inkrafttreten der Reform eine elektronische Erfassung erforderlich werden. Welche Übergangsfrist gilt, hängt nach dem derzeitigen Entwurf von der Unternehmensgröße ab.
Auch bei der Aufbewahrung unterscheiden sich die Regelungen. In den Niederlanden beträgt die reguläre Frist 52 Wochen. In Deutschland sind für die einschlägigen Arbeitszeitnachweise zwei Jahre vorgesehen.
Zuständige Aufsichtsbehörden
In Deutschland überwachen die Arbeitsschutzbehörden der Länder die Einhaltung des Arbeitsschutz- und Arbeitszeitrechts. Je nach Bundesland übernehmen diese Aufgabe insbesondere Gewerbeaufsichtsämter oder vergleichbare Behörden.
In den Niederlanden ist die Nederlandse Arbeidsinspectie zuständig. Sie kontrolliert die Einhaltung der Arbeidstijdenwet und setzt bei Verstößen Bußgelder nach den einschlägigen niederländischen Vorschriften fest.
Ausblick
Die beiden Länder verfolgen bei der Arbeitszeiterfassung unterschiedliche Modelle. Die Niederlande kennen bereits seit 1996 eine gesetzliche Registrierungspflicht, verzichten dabei aber weitgehend auf Vorgaben zur technischen Form. Deutschland hat die allgemeine Erfassungspflicht zunächst über die Rechtsprechung konkretisiert und will sie nun ausdrücklich im Arbeitszeitgesetz regeln.
Sollte der Referentenentwurf in seiner derzeitigen Grundstruktur Gesetz werden, dürfte vor allem die elektronische und tagesaktuelle Erfassung für viele Unternehmen die wichtigste Neuerung darstellen. Offen ist jedoch noch, wann das Gesetz verabschiedet wird und welche Übergangsfristen am Ende tatsächlich gelten.
Bis dahin bleibt es bei der bisherigen Rechtslage: In Deutschland richtet sich die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung weiterhin nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts. In den Niederlanden gilt die seit Jahren etablierte gesetzliche Registrierungspflicht.
Quellen
Bundesarbeitsgericht (2022). Pressemitteilung 35/22 zum Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21. https://www.bundesarbeitsgericht.de/presse/einfuehrung-elektronischer-zeiterfassung-initiativrecht-des-betriebsrats/
Bundesarbeitsgericht (2022). Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21, Volltext. https://www.bundesarbeitsgericht.de/wp-content/uploads/2022/12/1-ABR-22-21.pdf
Gerichtshof der Europäischen Union (2019). Urteil vom 14. Mai 2019, Rechtssache C-55/18, CCOO. https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-55/18
Gesetze im Internet (2026). Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) § 3 Grundpflichten des Arbeitgebers. https://www.gesetze-im-internet.de/arbschg/__3.html
Gesetze im Internet (2026). Arbeitszeitgesetz (ArbZG) § 16 Aushang und Arbeitszeitnachweise https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__16.html
Gesetze im Internet (2026). Arbeitszeitgesetz (ArbZG) § 22 Bußgeldvorschriften.
https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__22.html
Bundesministerium für Arbeit und Soziales (2025). Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung, Stand 8. August 2025.
https://www.bmas.de/DE/Arbeit/Arbeitsrecht/Arbeitnehmerrechte/Regelungen-zur-Arbeitszeit/Fragen-und-Antworten/faq-arbeitszeiterfassung.html
Bundesministerium für Arbeit und Soziales (2026). Referentenentwurf eines Gesetzes zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes und anderer Vorschriften, 18. Juni 2026. https://table.media/assets/berlin/arbeitszeit_bmas.pdf
Overheid.nl (2026). Arbeidstijdenwet, Artikel 4:3.
https://wetten.overheid.nl/BWBR0007671/2026-01-01
Overheid.nl (2026). Arbeidstijdenbesluit, Artikel 2.1:1 und 3.2:1. https://wetten.overheid.nl/BWBR0007687/2026-01-01
Nederlandse Arbeidsinspectie (2025). Werkinstructie Arbeidstijdenwet, 2. September 2025. https://www.nlarbeidsinspectie.nl/site/binaries/site-content/collections/documents/2025/09/02/werkinstructie-arbeidstijdenwet/werkinstructie-arbeidstijdenwet-20250902.pdf
Nederlandse Arbeidsinspectie (2026). Boetebedragen bij overtredingen Arbeidstijdenwet. https://www.nlarbeidsinspectie.nl/nederlandse-arbeidsinspectie/sancties-en-handhavingsmethoden/boete/boetes-atw
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